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活動清場工作流程 活動善后工作有哪些

來源:伍方會務   發布時間:2023-02-20 17:43:35   瀏覽次數:2492

會議活動結束時,要清理活動現場、進行一系列活動善后工作,如疏散人群、清點物料、清理垃圾、清退人員;顒忧鍒隽鞒淌窃鯓拥、活動善后階段有哪些工作、如何做到有序退場呢?在本文,我們將從四個方面對活動清場收尾工作進行解讀。

在活動的策劃與執行中,活動結束并不表示活動公司的所有工作都已經做完了,因為此時他們還需要進行清場收尾工作。所謂“清場”,指的是清點現場,清退所有在活動現場的人員。所謂“收尾”,即做完活動的最后部分工作。下面杭州活動公司伍方將從四個方面對活動清場收尾工作進行解讀。

一、疏散人群

這里的“人群”,主要是指參與活動的嘉賓和受眾。那么,對于這類人群,活動公司應該如何合理地進行疏散呢?其實,與活動入場有著類似之處,它也要求活動公司安排好退場秩序和退場方式等。

活動結束,疏散人群、有序退場
▲活動結束,疏散人群、有序退場

1、退場秩序。活動公司應該在活動將要結束時就做好嘉賓和受眾退場的準備工作,安排相應人員引導他們退場。對一些重要的嘉賓和受眾,活動舉辦方和活動策劃公司還應該予以特別關照,提升他們參與活動的體驗,為活動的后續宣傳工作和樹立口碑奠定基礎。特別是在促銷活動中,對于那些大訂單受眾和有實力的潛在目標受眾,應該在建立好聯系的基礎上,再一次承諾好產品訂單,并做好送客工作,以便讓受眾第二次、第三次回購。

2、退場方式。在疏散人群時,還有一項工作也要做好,那就是安排好受眾退場的方式,特別是當活動現場處于交通不太便利的地方時,更要安排好車輛、司機和班次,讓活動參與者能輕松、有序地離場。受眾在工作人員的安排下有序退場,雖然人數眾多,但因為有序的退場方式,避免了因擁擠而造成事故發生的可能。

二、清點物料

活動結束后的清點物料,主要是指對需要回收的物料進行清點。從物料類型來說,包括搭建活動現場的物料和活動物料。前者如LED顯示屏、舞臺設備、音響等,后者如抽獎箱、抽獎券、禮品等。其實,活動物料有很多,但從其作用來看,主要包括4類,具體如下。

1、舞臺裝飾:舞臺架、背景板、帳篷、簽到桌、鮮花綠植等。

2、現場包裝:彩虹門、高空氣球、功能區導示牌、警示牌等。

3、銷售產品:收據、銷售合同、活動促銷宣傳冊、價目表等。

4、活動必備:邀請函、禮品、抽獎機、獎品、飲用水、水杯等。

那么,在清點活動物料時,活動公司應該從哪些方面著手呢?一般說來,應該包括3個方面。

1、做好物料種類及其數量的統計工作。

2、統計和核對物料是否有破損、遺失。

3、清點完的物料要與相關人員交接并簽收。

三、清理垃圾

在活動策劃與執行工作中,除了對需要回收的物料進行清點以免遺失外,還應該對不需要回收的物料進行清理,作為垃圾運到相應的地方,確;顒蝇F場結束后干凈整潔,不能留下一片狼藉。在清理活動現場垃圾時,活動公司要注意把握時間,因為活動場地的使用有時間限制,它要求必須在一定時間內撤場。因此,在清點完需要回收的物料后,則需要立刻進行垃圾清理,快速離場。對活動舉辦方和活動執行方來說,還應該與活動場地的所有者做好交接工作,核對無誤后回收押金。

清理活動現場美陳物料
▲清理活動現場美陳物料

四、清退人員

活動現場的人員除了活動受眾外,還包括活動相關工作人員。對這些人員,也應該做好清退工作。換句話說,對外聘的人員應該按照規定結算好工資后清場,對非外聘人員也應該按照規定讓其做好善后工作,如工作證件的回收、出入證的回收等。特別是一些在異地舉辦的活動,活動公司應該在撤離時清點活動相關工作人員,以免發生部分或個別人員被留在活動現場的情況。

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