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重慶市地方標準DB50/T 1060—2020:重要會議會場服務規范

來源:伍方會務   發布時間:2023-02-23 16:41:29   瀏覽次數:944

由重慶市機關事務管理局、重慶市質量和標準化研究院、重慶市政務接待服務中心等起草的重慶市地方標準《重要會議會場服務規范》包含了場所要求、工作人員、管理制度、會議會場服務流程及要求、會場預定、會前準備、會場指引、會場布置、擺臺、座次、會場設備、會后清場等信息。

前言

本文件按照GB/T 1.1-2020《標準化工作導則 第1部分:標準化文件的結構和起草規則》的規定起草。

本文件由重慶市機關事務管理局提出并歸口。

本文件起草單位:重慶市機關事務管理局、重慶市質量和標準化研究院、重慶渝州賓館(重慶市政務接待服務中心)、重慶市機關管理服務中心、重慶市人民大禮堂管理處、沙坪壩區機關事務管理局。

本文件主要起草人:邱松、陳馨、王志杰、邱克斌、向龍宇、田比友、曾萍、蘭輝、崔靜怡、李兆華、趙莉、文群、康顯紅、陳晶、孫全和、李冬晴。

標題icon

重要會議會場服務規范

1.范圍

本文件規定了重要會議會場服務的相關術語與定義、基礎管理、流程及要求、服務質量等要求。

本文件適用于市級黨政機關承辦的重要會議,其他會議可參照執行。

2.規范性引用文件

下列文件中的內容通過文中的規范性引用而構成本文件必不可少的條款。其中,注日期的引用文件,僅該日期對應的版本適用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

GB/T 10001.1 標志用公共信息圖形符號 第1部分:通用符號

GB/T 10001.2 標志用公共信息圖形符號 第2部分:旅游設施與服務符號

3.術語與定義

下列術語和定義適用于本文件。

3.1會議 conference

在特定的時間和空間,通過發言、討論、演示、商議、表決等多種形式以達到議事協調、交流信息、傳播知識、推介聯絡等目的的一定人數的群體活動。(來源:GB/T 30520,定義3.1.1)

4.基礎管理

4.1場所要求

4.1.1服務資格

會議服務機構應具有黨政機關會議定點場所資格。

4.1.2設施設備

4.1.2.1會場設立引導標識和指示牌應符合GB/T 10001.1和GB/T 10001.2的要求。

4.1.2.2會場應具備基本的擴聲、燈光、電子屏系統等;特殊場所應具備視頻投票、表決、報到和電視電話會議系統、手機屏蔽系統或手機屏蔽柜等。

4.1.2.3會場應具備完善的視頻監控系統、消防設施設備等安防設施設備,相關設備由專業人員負責操作。

4.1.2.4會場設施設備應符合國家和行業規定。

4.1.2.5應明確設施設備維保責任,定期檢查、維修、保養,保證設施設備安全技術性能符合要求,并做好相應記錄。

4.2工作人員

4.2.1工作人員應具有相應的政治素質、身體素質、保密意識;具備相應的業務知識和技能。

4.2.2會議服務機構應根據需要科學設定崗位,實行崗位責任制,并根據崗位職責開展工作人員崗前培訓,考核合格后方可上崗。

4.2.3設備操作人員應具有相應的執業資格或職業技能。

4.3管理制度

會議服務機構應建立包含但不限于以下制度:

a)會議接待;

b)人員培訓;

c)設施設備管理;

d)安全管理;

e)應急預案;

f)檔案管理;

g)保密管理。

5.流程及要求

5.1會場預定

5.1.1會議服務機構應提前與會議主辦單位對接,確定會議的規模、等級、規格和要求等,接受會場預定,并根據主辦單位的方案,制定執行方案,分解任務,明確分工。須對接和確認包括但不限于以下事宜:

a)會議主辦單位的名稱、通訊地址、聯系人及電話;

b)會議時間、會議日程、參會人數、服務項目、會議用品和設備要求等。

5.1.2若會議方案發生人數、場所、日期等重大變更,應以會議主辦單位的通知為準,由專人負責變更并做好記錄。

5.2會前準備

5.2.1會場指引

會場電梯口和會場入口處設置指示牌,根據需要可安排迎賓人員提供指引服務。

5.2.2人員安排

5.2.2.1會議期間,應設立專門的會場服務小組,明確責任,落實會議期間的物資調配、服務保障等工作。

5.2.2.2按照會議工作方案,工作人員應提前準備會議設備、會議用品,調試音響、燈光、視頻設備,確保設備正常運行。

5.2.2.3服務員到崗前完成換裝、化妝、儀容儀表檢查,應保持干凈整潔,不得染彩發、不涂指甲油、不擦拭香水。

5.2.3會場布置

5.2.3.1會場衛生

會場廳室、門窗、墻面、地面、通道、衛生間等應保持干凈整潔、無異味。桌椅、文具、水杯等會議物品應保持外觀整潔、無破損。

5.2.3.2會場設備

5.2.3.2.1會場燈具發光正常,光線柔和不刺眼,照度適宜;主席臺區域亮度均勻、無陰影、無眩光。調光臺宜為一主一備,中途可實現無縫切換。

5.2.3.2.2會場音響設備應能正常使用,音量適中,無嘯叫、無雜音、無回聲,音控設備宜為一主一備,中途可實現無縫切換。

5.2.3.2.3話筒高度根據講話人員的高度調整到位,話筒線的布線盡量隱蔽,用與周圍地板、桌椅顏色接近的的布基膠帶粘貼固定;若同一區域多個座位均擺放話筒,則話筒麥頭之間高度、弧度等應保持一致。

5.2.3.2.4會場視頻設施應能正常使用,應提前將需投影的資料拷貝到投影設施中。

5.2.3.2.5會場使用的黨徽、國徽應符合國家規范要求。

5.2.3.2.6必要時,會場設置紅旗,旗桿傾斜角度控制在67度~70度之間。

5.2.3.2.7會場溫度設置原則上夏季不低于26℃,冬季不高于20℃。根據室外溫度、會場大小等實際情況,提前開啟空調并及時調整。

5.2.3.3座次

5.2.3.3.1會場座次按照附錄A布置,根據實際情況可調整座次安排。

5.2.3.3.2邀請媒體的會議,應設置專門的攝影攝像和采訪區域。

5.2.3.4擺臺

5.2.3.4.1根據會議需要采取課堂式、回字形等形式擺臺。主席臺應擺放座牌,桌椅擺放應橫平豎直、整齊劃一,桌椅之間間距適當,扶手椅距桌子25cm,不帶扶手椅距桌子15cm,多排座次中間走道間距120cm,每排桌與桌間距100cm。必要時,根據會場實際合理安排。

5.2.3.4.2桌面物品擺放應橫平豎直、整齊劃一。座牌位置、杯墊位置、茶杯方向、紙筆位置等均應統一。毛巾縫朝右擺放。會議資料放置于座位對應桌面居中位置,筆放置于會議資料右邊。

5.2.3.4.3會場宜使用深色臺布,臺布應無褶皺、無破損、無污漬。

5.2.3.4.4會場物品參照附錄B擺放。

5.3會場服務

5.3.1會議需要茶水服務的,服務人員在會議開始前20min進入會場內倒水,會議開始后15min進入會場續水。茶杯倒水至八分滿。如有特殊情況,根據實際需要及時續水。

5.3.2工作人員應在會議期間隨時待命,做好會議期間的音響、燈光、視頻、投影等操作工作,確保各個設施設備正常運行?砂才湃藛T在會場內巡場,密切關注現場動態,發現問題及時處理。

5.3.3會議進行期間如發生突發事件,按相應應急預案執行。

5.3.4各崗位的人員應就位,并按照工作細則、方案及服務流程提供相應的會議服務。

5.4會后清場

5.4.1會議結束后,應按照相關操作程序關閉各設施設備,及時對會場進行保潔。

5.4.2將所有的會議服務物品清理歸位。相關損耗及時上報更新。

6.服務質量

6.1服務評價

6.1.1應建立全面有效的服務質量監督和評價管理制度,及時發現會議服務存在的問題。

6.1.2及時響應參會人員意見或投訴,在規定的時間內進行處置并反饋。

6.2持續改進

6.2.1根據服務評價獲得的意見,結合自身總結以及現場服務情況,對出現的不合格、不適當服務情況,認真分析產生的原因,制定整改措施并跟蹤落實情況。

6.2.2對新需求進行分析,制定相關預防措施,持續改進服務品質。

附錄A(規范性)會議服務座次安排

A.1課堂式布置

A.1.1主席臺座次安排

A.1.1.1主席臺采用單主位設置

A.1.1.1.1主席臺人數為奇數

主席臺人數為奇數時,座次按如下安排,見圖A.1:

a)主要領導位置居中;

b)2號位在1號位左手位置;

c)3號位在1號位右手位置;

d)其余位置按一左一右順序依次排列。


▲圖A.1 主席臺人數為奇數時單主位的座次安排示意圖

A.1.1.1.2主席臺人數為偶數

主席臺人數為偶數時,座次按如下安排,見圖A.2:

a)主要領導位置居中;

b)2號位在1號位左手位置;

c)3號位在1號位右手位置;

d)其余位置按一左一右順序依次排列。


▲圖A.2 主席臺人數為偶數時單主位的座次安排示意圖

A.1.1.2主席臺采取雙主位布置

A.1.1.2.1主席臺人數為奇數時,座次按如下安排,見圖A.3:

a)1、2號位居中平分;

b)1號位在2號位右手位置;

c)2號位在1號位左手位置;

d)3號位在1號位右手位置;

e)其余位置按一左一右順序依次排列。


▲圖A.3 主席臺人數為奇數時雙主位的座次安排示意圖

A.1.1.2.2主席臺人數為偶數時,座次按如下安排,見圖A.4:

a)1、2號位居中平分;

b)1號位在2號位右手位置;

c)2號位在1號位左手位置;

d)3號位在1號位右手位置;

e)其余位置按一左一右順序依次排列。


▲圖A.4 主席臺人數為偶數時雙主位的座次安排示意圖

A.1.2與會席座次安排

A.1.2.1與會席人數為奇數

與會席人數為奇數時,座次按如下安排,見圖A.5:

a)1號位居中;

b)2號位在1號位左手位置;

c)3號位在1號位右手位置;

d)其余位置按一左一右順序依次排列。


▲圖A.5 與會席人數為奇數時的座次安排示意圖

A.1.2.2與會席人數為偶數

與會席人數為偶數時,座次按如下安排,見圖A.6:

a)1號位在過道右邊;

b)2號位在1號位左手位置;

c)3號位在1號位右手位置;

d)其余位置按一左一右順序依次排列。


▲圖A.6 與會席人數為偶數時的座次安排示意圖

A.2回型桌布置

回型桌座次按如下安排,見圖A.7:

a)面對門的方向為上;進門右邊為上;

b)上方1號位居中,其余位置按一左一右順序依次排列;

c)客人為平級或上級單位時,客人坐上方;

d)客人為下級單位時,主人坐上方。


▲圖A.7 回型桌座次安排示意圖

A.3見面會座次

見面會的座次按如下安排,見圖A.8:

a)主人和主賓座位居中,主方位于進門右側,客方位于進門左側;

b)客方人員按禮賓順序在主賓所在的一側就座;

c)主方陪見人員在主人所在的一側就座。


▲圖A.8 見面會座次安排示意圖

A.4簽約會座次

簽約會的座次按如下安排,見圖A.9:

a)簽約人就坐于簽約臺后,主方位于進門右側、客方位于進門左側;

b)安排有助簽人的,助簽人站立于簽約人旁;

c)主方見證人從左至右依次站立于主方一側見證席;

d)客方見證人從右至左依次站立于客方一側見證席。


▲圖A.9 簽約會座次安排示意圖

附錄B(資料性)會議物品擺放

B.1課堂式、回形桌

座牌、話筒、毛巾碟、茶杯從左至右依次擺放,中心線橫向呈一條直線并距桌外沿20cm(適用于寬70cm~75cm會議桌),間距1cm;話筒擺放位置、弧度整齊劃一,麥頭與桌面高度25cm;茶杯擺成一條直線,杯把統一向右(可擺放杯墊),杯把與垂直方向呈90度角(或45度角);會議資料和A4便簽紙整齊擺放在桌子居中位置,緊貼桌子下沿,鉛筆置于A4便簽紙右側,見圖B.1。


▲圖B.1 座牌、話筒、毛巾碟、茶杯、便簽紙等的擺放示意圖

B.2見面會

座牌距離茶幾外沿2cm,毛巾碟、茶杯置于座牌后,保持中心線一致,毛巾碟、座牌、茶杯之間的間距均為1cm;杯把統一朝向客人,杯把與垂直方向呈90度(或45度),見圖B.2。


▲圖B.2 座牌、話筒、毛巾碟、茶杯擺放示意圖

B.3簽約會

簽約牌、簽約本、簽約凳豎向呈一條直線,放置于簽約桌1/4處,簽約本下邊沿與簽約桌邊沿齊平,筆置于簽約本右側,簽約牌中心距簽約桌外沿20cm,見圖B.3。


▲圖B.3 簽約物品擺放示意圖

重慶市市場監督管理局發布

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會議現場服務規范

會議服務機構管理和服務規范

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